Zeiterfassung mit Activity Sampling

Wer konzentriert tätig sein will, wer also wirklich arbeiten will, der sollte aufschreiben, was er wann tut.

Das ist zumindest meine Meinung für all diejenigen, die abends nicht recht wissen, was sie den ganzen Tag über gemacht haben. Sie sind geschafft, aber haben irgendwie nichts geschafft.

Wer in einer solchen Umgebung tätig ist, dem fehlt Zeitmanagement und Fokus. Da findet keine Arbeit statt. Da herrscht lediglich Geschäftigkeit. Schweißtreibende Geschäftigkeit, die suggeriert, dass die Arbeit hart ist. In Wirklichkeit wird vor allem aber eben eines produziert: Hitze. Deshalb auch der ganze Schweiß auf den Stirnen der Geschafften.

Wo also viele Aufgaben ewig knapper Zeit gegenüber stehen, da - so glaube ich - beginnt Arbeit erst, wenn jeder sich selbst und anderen darüber Auskunft geben kann, was denn getan wurde in den 8+ Stunden Anwesenheit am „Arbeits“platz.

Vor allem sich selbst sollte diese Auskunft gegeben werden können. Mir gehts also nicht um Kontrolle durch andere. „Hast du wirklich gearbeitet?“ ist nicht die dringende Frage. Sie lautet vielmehr „Habe ich wirklich gearbeitet?“

Nur wenn man sich Rechenschaft darüber ablegen kann, was man wann wie lange getan hat, existiert ein Ansatzpunkt für Objektivierung und ggf. Veränderung.

Wenn du heute Abend auf eine Liste deiner Tätigkeiten schauen kannst, die verzeichnet, dass du dann und dann so und so lange an dem und dem dran warst… dann stellst du vielleicht fest, dass du eben doch etwas geschafft hast und zurecht geschafft bist. Du hast tatsächlich etwas geleistet, bist vorangekommen, warst produktiv. Deine Frustration verliert damit an Berechtigung. Kalibriere also eher dein Gefühl neu.

Oder du stellst vielleicht fest, dass du zurecht frustriert bist. Tatsächlich hast du nicht wirklich etwas geschafft, weil du nicht getan hast, was du eigentlich tun wolltest oder zumindest daran nicht konzentriert über ausreichend lange Zeit sitzen konntest. Dann stimmt deine gefühlsmäßige Wahrnehmung - und du solltest etwas an deiner Arbeitsorganisation ändern.

Zumindest, wenn du nicht morgen und übermorgen wieder Frust schieben willst. Denn erstmal geht es mir darum, dass du zufriedener bist während deiner Erwerbstätigkeit. Du sollst deinen Platz dort zurecht Arbeitsplatz nennen. An dem Platz sollst du dich so einbringen können, wie du es willst, wie es dir Freude macht. Und natürlich: Du sollst auch so tätig sein, dass das Unternehmen dir zurecht dein Gehalt zahlt, weil du tust, wofür du eingestellt wurdest und was dem Unternehmen wiederum Geld bringt.

Eine solche Liste mit deinen Tätigkeiten dient also erstmal dir und dann auch noch dem Unternehmen. Zunächst muss sie daher niemand sehen außer dir. Ich denke, wenn du heute frustriert bist mit deiner „Arbeit“, dann hast du selbst genug Motivation, etwas zu verbessern. Das kann deinem Arbeitgeber reichen; da muss er nicht auch noch deine Aufgabenliste des Tages sehen.

Also, Freunde des Betriebsrats, was ihr im Folgenden lest, handelt von rein persönlichen Maßnahmen, die keiner Absegnung bedürfen. Sie sollen persönlich motiviert sein zu persönlichem Vorteil - der allerdings dem Unternehmen dann auch nutzt.

Zeiterfassung bisher mühsam

Wenn du davon liest, dass du aufschreiben sollst, was du tust, dann reagierst du vielleicht widerwillig. Das hört sich nach Zusatzaufwand an. Das hört sich nach Kontrolle an. Beides kannst du nicht gebrauchen.

Den Kontrollaspekt habe ich ja aber nun hoffentlich ausgeräumt. Der Mehraufwand steht allerdings noch im Raum. Zeiterfassung (time tracking) macht üblicherweise Mühe. Ich weiß das. Ich habe es, obwohl ich selbstständig bin, schon versucht. Das hat keinen Spaß gemacht.

1. Du musst dran denken, dass du die Anfangszeit notierst, wenn du mit einer Aufgabe beginnst.
2. Du musst dran denken, dass du die Endezeit notierst, wenn du mit einer Aufgabe fertig bist.
3. Du musst dran denken „auszustempeln“, wenn du zwischendurch mal längere Zeit nicht an der Aufgabe arbeitest.

Das ist alles sehr nervig. Ständig musst du an etwas denken, damit die Zeiterfassung halbwegs korrekt ist.

Zeiterfassung ist traditionell aus meiner Sicht eine „push-Maßnahme“: Du drückst Daten in ein System hinein. Du erfüllst also eine Art „Bringschuld“ gegenüber dem Zeiterfassungssystem. Das steht da und sagt: „Wenn du wissen willst, was du tust, dann musst du diese Angabe halt zu mir bringen. Dann halte ich sie gern in einer Liste fest.“

Dabei ist es egal, was für eine Technologie du zur Erfassung benutzt. Mit Papier und Block ist es genauso wie mit einer Software oder einer Stempeluhr. Immer musst du daran denken, eine Veränderung in deiner Tätigkeit im rechten Moment zu protokollieren.

Das ist aus drei Gründen so:

• Zum einen ist solche Zeiterfassung (vermeintlich) präzise. Dein Arbeitsprotokoll ist quasi minutengenau. Es eignet sich also besonders zur Abrechnung mit dem Kunden oder als Gehaltsgrundlage.
• Zum anderen ist es billig. Du wirst angewiesen es zu tun. Fertig. Dann machst du es mit dem zur Verfügung stehenden Tool. Dass du dafür Mühe aufwenden musst, dass deine Motivation darunter leidet, ist in dem Moment egal. (Jedenfalls, wenn die Zeiterfassung von jemandem anderen angewiesen wird.)
• Und schließlich: Wie sollte es auch anders gehen?

Zeiterfassung neu gedacht

Ich habe auch lange keine Alternative gesehen. Deshalb habe ich es mit der Zeiterfassung für mich auch bei verschiedenen Anläufen mit dem einen oder anderen Tool alsbald wieder gelassen.

toggl fand ich nett. Jedenfalls ungefährt 3 Tage. Be focused fand ich nett. Jedenfalls ungefähr 3 Tage. Und so weiter. Das Muster war mit anderen Tools ähnlich.

Und dann irgendwann neulich hatte ich eine Idee!

Wie gesagt, Zeiterfassung finde ich wichtig, um eine Grundlage für die Optimierung von Arbeit zu haben. Was im Aufgabenprotokoll steht, ist Faktum, kein Gefühl. Das lässt sich analysieren, daraus lassen sich Veränderungen für das Zeitmanagement ableiten.

Mit den bisherigen Tools sah ich mich jedoch außerstande, dieses Wichtige nicht mit vernünftigem Aufwand zu bewältigen. Deshalb hat es mich nicht in Ruhe gelassen. Ich wollte einen besseren Ansatz finden.

In den bin ich dann aus Richtung Pomodoro Technique reingerutscht.

An der Pomodoro Technique hat mir immer die Taktung gefallen. Ich muss mich nicht auf lange, gar unbestimmte Zeit auf eine Aufgabe committen, sondern nur für 25 Minuten. Selbst Buchhaltung verliert ihren Schrecken, wenn ich mich damit erstmal nur 25 Minuten beschäftigen muss. Danach habe ich die Freiheit, etwas anderes zu tun. Ich kann mich darin sonnen, wenigstens 25 Minuten lang das Notwendige getan zu haben. Das ist ein Erfolg! Chakka! Und wie sich allermeistens herausstellt, war es gar nicht so schlimm, wie befürchtet. Also hänge ich nochmal 25 Minuten dran und vielleicht nochmal 25 Minuten, bis ich dieses Übel wieder überwunden habe für einen Monat.

Die Pomodoro Technique hat mir also geholfen, mich zu konzentrieren. Takt für Takt - ich bezeichne die 25 Minuten auch gern als „Tomate“ - arbeite ich mich damit durch Aufgaben aller Art. Gerade Unliebsames und lang vor mir Hergeschobenes wird damit für mich viel leichter. Aber auch Aufgaben, die ich gerne erledige, messe ich in Tomaten, weil ich dann mit Stolz sehen kann, wie sehr ich mich ihnen gewidmet habe.

Also: an der Pomodoro Technique habe ich einiges gemocht. Gestört hat mich jedoch, dass sie mir (streng genommen) nicht erlaubt, Tomaten abzubrechen. Ich bin also gezwungen, 25 Minuten durchzuarbeiten. Danach kann ich wieder neu entscheiden; so sind auch die entsprechenden Tools gebaut. Das ist natürlich ein Feature der Pomodoro Technique und kein Bug - dennoch empfand ich es auf Dauer eher als störend.

Der Takt bei der Pomodoro Technique war also grundsätzlich gut - nur im Detail nicht. Ebenso gefiel mir, dass Pomodoro Timer wie Be focused oder Focus Time mich angestoßen haben. Mit ihnen wurde aus einer Bringschuld für mich eine Holschuld für das Tool. Aus push wurde pull. Der mentale Aufwand für das Tracking sank damit drastisch. Ich musste nicht mehr dran denken, zu protokollieren, sondern wurde Tomate für Tomate erinnert, mir zu überlegen, was nun dran ist. Das ist viel bequemer, finde ich.

Doch auch das war noch nicht perfekt. Gewöhnlich muss man nämlich jede neue Tomate anstoßen. Oder man kann Tomaten automatisch durchlaufen lassen - nur dann ändert sich die protokollierte Aufgabe nicht. Das ist misslich, wenn ich gerade nicht am Rechner sitze. In dem Fall wird aufgezeichnet, dass ich weiter an einer Aufgabe arbeite, obwohl ich etwas anderes mache.

Das war die Situation, als mich meine Idee überkam. Ha! Zeiterfassung kann viel einfacher laufen. Es braucht nur ein besseres Tool! (Klar, Tools retten die Welt, oder? ;-))

Das Bild, das ich plötzlich im Kopf hatte, war das eines Totmannschalter.

Was, wenn Zeiterfassung einfach auf den Kopf gestellt würde?

1. Ich muss nicht daran denken, eine Aktivität zu erfassen, sondern werde periodisch daran erinnert.
2. Wenn ich auf eine Erinnerung nicht reagiere, dann tue ich gerade nichts Aufzeichnungswürdiges (oder bin nicht in Reichweite des Tools).
3. Es ist wichtiger den groben Fluss von Aktivitäten festzuhalten, als haargenaue Anfangs-/Endzeiten.

Punkt 1 ist der Pomodoro Technique entlehnt. Punkt 2. entspricht auch noch der Pomodoro Technique, steht der Implementation ihrer Tools jedoch entgegen. Punkt 2. ist jedoch vor allem durch den Totmannschalter inspiriert. Und Punkt 3. ist der Kerngedanke, der die ersten beiden Punkte ermöglicht.

Bei der Zeiterfassung mit push geht es darum, Ereignisse zu protokollieren. Ein Ereignis ist, wenn sich meine Tätigkeit verändert: ich beginne eine Aufgabe, ich höre mit der Arbeit daran auf.

Push-Zeiterfassung macht Mühe und enthält keine Konzentrationshilfe (Taktung). Sie ist auf Genauigkeit ausgelegt. Das ist gut für den, der sie anordnet, aber nervig für den, der sie durchführen muss.

Pull-Zeiterfassung mit den drei beschriebenen Merkmalen hingegen, macht keine Mühe und enthält eine Konzentrationshilfe. Allerdings mangelt es ihr an Genauigkeit. Das ist gut für den, der sie durchführen will (oder muss).

Ich nenne diese Art der Zeiterfassung nicht mehr time tracking, sondern activity sampling. Im Kern steht nämlich nicht mehr die Zeit. Es geht vielmehr erstmal darum, was ich gerade tue. Die Zeit ist Nebensache, um die sich das Tool kümmert.

Statt dass ich also selbst immer wieder melde „Jetzt beginne ich gerade mit diesem!“ und „Jetzt höre ich auf mit jenem!“, werde ich periodisch gefragt „Was machst du denn gerade?“

Auf diese Frage kann ich mit Schweigen antworten - das bedeutet, ich tue wohl gerade nichts oder bin nicht erreichbar.

Auf diese Frage kann ich aber auch ganz einfach antworten mit „Dasselbe wie vorhin bei der letzten Frage.“ Längere Zeiten der Konzentration werden also nicht (sehr) gestört durch die Nachfrage.

Oder ich kann die Frage auch ganz neu beantworten, weil ich seit der vorherigen meine Tätigkeit gewechselt habe. Auch das macht dann nicht viel Aufwand. Denn der Hauptaufwand bei der traditionellen Zeiterfassung steckt im daran denken, überhaupt Zeit zu erfassen, was aus dem Genauigkeitsanspruch der Messung entspringt, der das Push erzwingt.

Aber mir geht es nicht um Genauigkeit. Ich glaube sogar, dass Genauigkeit in der Zeiterfassung allermeistens stark überbewertet wird. Genaue Zeiterfassung betont den Kontrollaspekt - und lässt den Flow-Aspekt außen vor. Der ist mir jedoch wichtig: Ich möchte sehen, wie meine Arbeit fließt. Mäandriert sie in häufigen Schwüngen von einer Aufgabe zu einer anderen? Oder fließt sie über längere Strecken ruhig durch eine Aktivität hindurch? Oder gibt es Strecken, da sehe ich gar nicht, wie ich tätig bin, weil ich gar nicht für die Nachfrage erreichbar bin?

Activity Sampling

Beim Activity Sampling (AS) wird der Akteur in einer bestimmten Frequenz gefragt, was er gerade tut. Die Antworten werden mit Zeitstempel in ein Protokoll eingetragen.

Hier ein Arbeitstag von Janine: Sie ist um 9:00 Uhr im Büro und schaltet ihren Rechner an. Damit startet das AS. Ab jetzt wird alle 20 Minuten eine „Probe“ ihrer Aktivität „genommen“. Die Sampling-Rate ist also 3 x pro Stunde.

Nachdem Janine sich einen Kaffee geholt hat, beginnt sie mit der ersten Aktivität kurz nach 9:00 Uhr. Um 9:20 Uhr wird sie das erste Mal vom AS-Tool gefragt, woran sie gerade arbeitet. Das wird im Aktivitätsprotokoll (activity log) aufgezeichnet. Um 9:40 Uhr dann wieder die Frage „Was machst du gerade?“ Darauf kann Janine ganz einfach antworten, weil es immer noch dasselbe ist wie um 9:20 Uhr. Auch das wird natürlich im Protokoll verzeichnet.

Auf die Frage um 10:00 Uhr allerdings antwortet Janine anders. Sie hatte die Aktivität um ca. 9:50 Uhr gewechselt.

Und so weiter und so fort. Solange Janines Rechner läuft, fragt er alle 20 Minuten, was Janine gerade tut. Falls sie nicht antwortet, weil sie gerade beim Mittagessen oder in einem Meeting ist, macht das nichts. Dann verändert sich das activity log eben nicht.

Aktivitäten, die kürzer ausfallen, als die Sampling-Frequenz, können allerdings unter den Tisch fallen. Das geschieht z.B. um ca. 10:50 Uhr mit der Aktivität zwischen der grünen und der gelben. Oder auch am Nachmittag rund um 16:00 Uhr wechselt Janine recht häufig zwischen Aktivitäten; das ist im Protokoll nicht so detailliert sichtbar.

Die Genauigkeit von AS hängt halt ab von der Sampling-Rate. Das ist wie bei der Digitalisierung von Musik. Vereinfacht gesagt: Je höher die Sampling-Rate, desto higher die fidelity. Und so sehe ich das auch beim Activity Sampling.

Allerdings glaube ich, dass eine höhere Frequenz als 3 Samples pro Stunde keinen wesentlichen Erkenntnis- oder Fokusgewinn bringt. Häufigere Fragen nerven. Weniger häufige Fragen allerdings unterschlagen eher mal Aktivitäten.

Mit einem Takt von 20 Minuten für die „Abtastung“ meiner Aktivität habe ich gute Erfahrung gemacht. Weniger häufige Nachfrage ist zwar etwas angenehmer, doch setzt das längere Strecken derselben Aktivtität voraus. Die gibt es manchmal so wie jetzt beim Schreiben dieses Blogartikels. Doch im Tagesgeschäft sind häufigere Aktivitätswechsel die Norm. Um das mitzubekommen, braucht es eine gewisse Mindestfrequenz.

Die 20 Minuten sind auch dicht dran an den 25 Minuten für eine Tomate. 30 Minuten wären das zwar genauso, doch das schien mir persönlich etwas zu lang in Bezug auf die Aktivitätsvielfalt des Tages.

Letztlich kannst du ja aber für dich selbst herausfinden, welche Sampling-Rate zu deiner Arbeit passt. Du wirst sehen, die „Digitalisierung“ deiner Arbeit macht Spaß.

Auswertung

Beim Activity Sampling geht fidelity verloren. Das ist wie bei der Digitalisierung von Musik. Wenn du in ein AS-Protokoll schaust und daraus den Aktivitätsverlauf eines Tages rekonstruierst, dann kommt etwas (mehr oder weniger) anderes heraus, als das, was passiert ist:

Manche Aktivitäten erscheinen jetzt länger, andere fehlen. Kurze Pausen tauchen gar nicht auf. Anfangs- und Endzeiten differieren.

Der Grund: Aktivitäten sind ganzzahlige Vielfache der Sampling-Rate. Etwas hat 20, 40, 60 usw. Minuten gedauert oder fand nicht statt. Außerdem würde ich diese Blöcke immer um den Abtastzeitpunkt herum zentrieren. Zu dem war Janine in irgendeiner Weise tätig und wahrscheinlich auch 10 Minuten früher und 10 Minuten später. Was davor oder danach dran war, darüber sagen andere Samples etwas aus.

Trotz der Ungenauigkeit finde ich das Ergebnis jedoch wertvoll. Es ist genau genug, um festzustellen, ob du dein Zeitmanagement im Griff hast und Zeit findest, dich zu konzentrieren.

Ein Desktop-Tool

Activity Sampling ist cool, funktioniert, braucht aber ein Tool. Es lebt ja von einem äußeren Anstoß. Du kannst dir einen simplen Wecker stellen, der in immer gleichem Takt klingelt, und dann auf einem Zettel notieren, woran du gerade arbeitest. Analoges AS ist möglich. Doch ich finde es noch simpler, wenn ich dabei von einer kleinen App unterstützt werde.

Leider gab es so eine App nicht. Die Pomodoro-Tools liegen alle mindestens knapp daneben.

Oder zum Glück gab es keine App, so bin ich mal wieder dazu gekommen, etwas zu basteln und zu erforschen. Ich habe mich mit der .NET Desktop GUI-Programmierung auf dem Mac auseinander gesetzt. Da gab es einiges auch über Mac OSX zu lernen.

Am Ende ist eine kleine Activity Sampling App herausgekommen. Hier das Protokoll meiner Aktivitäten von heute und den letzten Tagen:

Du siehst, manchmal sind aufeinander folgende Einträge gleich. Dann war ich über längere Zeit in derselben Weise aktiv. Pro Tag gibt es aber auch Wechsel zwischen Aktivitäten, manche laufen länger, andere kürzer. Und manchmal täuscht das Bild, weil es nur Einträge gibt für beantwortete Fragen, aber keine für Abtastungen, auf die ich nicht geantwortet habe. Am 16.8. habe ich z.B. um 16:05 Uhr an „coworking retreat seite“ gearbeitet, aber danach erst wieder um 18:44 Uhr. Zwischendurch gab es eine Pause, die das Protokoll jedoch nicht ausweist.

Aber egal. Diese Art der bequemen Aufzeichnung ist gut genug für meinen Zweck. Ich sehe ganz klar, was ich tue. Ich sehe auch klar, wie lange ich das tue. Damit bekomme ich ein Gefühl für meinen Fokus und ob ich etwas schaffe bzw. sogar, ob ich das schaffe, was ich mir vorgenommen habe.

Alle 20 Minuten erhalte ich einfach so eine Erinnerung:

Wenn ich darauf klicke, trägt das Tool ins Protokoll ein, dass ich immer noch an der Aufgabe arbeite. Wenn ich nicht reagiere, dann wird kein Eintrag gemacht; ich bin gerade wohl nicht aktiv. Allerdings kann ich auch die Frage als Anlass nehmen, das Tool zu öffnen, um eine andere Aktivität als bisher einzutragen. Das ist dann ein kleinwenig mehr Aufwand, doch wenigstens wurde ich erinnert, mal wieder meine time zu tracken. In 20 Minuten reicht dann (hoffentlich) wieder ein Klick auf die Benachrichtigung.

Die Abstastrate ist natürlich einstellbar. Ich habe sie aber eigentlich immer auf 20 Minuten stehen. Gelegentlich mal kürzer, wenn ich experimentiere, eigentlich aber nie länger. Eine geringere Frequenz lohnt sich auch nur, wenn ich weiß, dass ich an wenigen Aufgaben jeweils eine lange Zeit sitze. Aber wann kommt das schonmal vor? ;-)

Mein Fazit: So macht Zeiterfassung Spaß. Endlich! Das Nützliche ist jetzt sehr angenehm geworden.

Ich behalte das Wichtige im Auge: meine Zeit. Die ist kostbar, also gehe ich am besten bewusst mit ihr um. Activity Sampling ist dafür völlig ausreichend. Mehr Genauigkeit brauche ich nicht. Mir geht es „nur“ um Fokus und grobe Arbeitsflussübersicht.

Aber selbst wenn ich konkrete Aufwände verfolgen müsste, um sie beim Kunden abzurechnen, würde ich nicht genauer sein wollen. Ich würde dann eben in 20-Minuten-Blöcken abrechnen. Manchmal wären das vielleicht 10 Minuten zu viel, manchmal aber eben auch 10 Minuten zu wenig. Genauigkeit und Overhead sind mit Activity Sampling da für mich in einer guten Balance.

Und jetzt du! Du kannst sofort loslegen. Dein Smartphone hat eine Wecker-App. Da stellst du 20 Minuten ein (oder 15 oder 30, wie du magst) und lässt sich dran erinnern, auf einen Block zu schreiben, was du gerade tust. Halte das ganz knapp. Dann schau dir am Tagesende an, wie dein Arbeitsfluss war.

Sei weniger geschafft. Schaffe mehr!