Die Kosten fehlenden Feedbacks

Weißt du eigentlich, wie viel es kostet, wenn du als Entwickler nur selten Feedback vom Kunden oder deinem Product Owner oder Projektleiter oder Business Analysten bekommst? Oder weiß dein Management, welche Verschwendung fehlendes Feedback erzeugt?

Dass häufigeres Feedback besser ist, ist inzwischen jedem klar. Oder? Darüber gibt es keinen Streit mehr. Aber nicht alle, die das wissen, sehen sich auch in der Lage, häufigeres Feedback zu geben oder anzuordnen. Sie fänden es gut - aber es kostet ihnen zu viel Geld oder Zeit oder beides. Irgendwie.

Die Kosten, die Feedback direkt verursacht, stehen für alle gut sichtbar im Raum: „Wenn der Business Analyst jeden Tag für Fragen und Feedback zur Verfügung steht, tut der ja nichts anderes mehr. Das kann nicht sein. Das ist zu teuer.“ oder „Der Kunde kann den Entwicklern doch nicht jeden Tag zur Verfügung stehen. Der hat doch noch etwas anderes zu tun. Das wäre viel zu teuer.“

Da ist etwas dran. Häufiges Feedback kostet Geld.

Aber wie viel kostet es, wenn Feedback selten und seltener gegeben wird? Nichts? Das kann nicht sein, wenn doch inzwischen Einigkeit darüber herrscht, dass häufiges Feedback sinnvoll ist. Nur wie sinnvoll?

„Sinnvoll“ ist für den knallharten Manager eine positive Differenz zwischen Umsatz und Kosten bzw. zwischen alternativen Kosten. „Sinnenfülle“ braucht mithin zwei Zahlen, um bestimmt zu werden.

Bei Lektüre von „Rocket Fueled Process“ ist mir aufgefallen: Die, denen häufigeres Feedback zu teuer ist, schauen immer nur auf eine Zahl. Ich kenne jedenfalls keinen, der mal eine Differenz gebildet hätte, der also zwei Zahlen nennen könnte.

Alle nennen immer nur die Kosten für häufigeres Feedback. Niemand nennt die dem gegenüber stehenden Kosten selteneren Feedbacks. Hm… Merkwürdig, oder? Wie kann denn da eine knallharte betriebswirtschaftliche Entscheidung getroffen worden sein?

Ich kann keine Zahl nennen, wie hoch die Kosten seltenen Feedbacks sind. Die sind von vielen projektspezifischen Faktoren abhängig. Doch ich behaupte, dass es sie erstens gibt und zweitens derjenige, der sie nicht kennt, fahrlässig handelt.

Fehlendes Feedback erzeugt Verschwendung

Stell dir vor, du fährst Auto auf der Autobahn. Niemand ist vor dir oder hinter dir zu sehen. Du kannst gemütlich cruisen oder sogar richtig aufdrehen. Fahr ruhig in der Mitte der 3spurigen Fahrbahn.

Das macht Laune, oder? Da gibt es keine Schwierigkeiten. Super!

Und jetzt: Augen zu. Nicht blinzeln! Einfach weiterfahren. Sonst nichts verändern. Wenn du mit geöffneten Augen 180 km/h gefahren bist, dann fährst du jetzt immer noch 180 km/h.

Wie fühlt sich das an?

Nicht blinzeln!

Wie lange hältst du das durch? Was meinst du? 10 Sekunden, 60 Sekunden, 200m oder 2000m?

Eine gewisse Zeit wird es gutgehen. Doch früher oder später gibt es einen Knall. Vielleicht sorgt der für ein abruptes Ende deiner Fahrt, vielleicht rändert sich dadurch aber auch nur ihre Richtung.

In jedem Fall ist der Zusammenstoß mit einer Leitplanke oder ein Rad auf dem Grünstreifen bei 180 km/h kein Zuckerschlecken. Auch nicht mit 120 km/h oder 60 km/h.

Ok, du kannst die Augen wieder aufmachen ;-)

Niemand fährt mit geschlossenen Augen. Selbst Sekundenschlaf ist gefährlich. Der Grund: Autofahren braucht permanentes Feedback. Das Auge gibt Feedback zum Lenken. Sobald andere Sinne Richtungsfeedback beim Fahren geben, ist etwas im Argen.

Für einen Wimpernschlag kann das Feedback mal aussetzen. Aber viel länger sollte es nicht sein.

Mit geöffneten Augen fährst du so, wie du fahren möchtest. Auf einer geraden Strecke ist das wahrscheinlich geradeaus ;-) Zumindest, wenn du den kürzesten Weg zum Ziel nehmen willst:

Doch auch das ist nur ein ideal. In Wirklichkeit gibt es immer kleine Abweichungen, denen du mit kleinen Lenkbewegungen entgegen wirkst. Das funktioniert unbewusst, weil du die Augen offen hast.

Sobald du aber die Augen schließt, kommst du schnell vom Weg ab - und merkst es nicht. Dann werden die Abweichungen größer, bis du die Augen wieder aufmachst. Oder es kommt zu einer Kollision mit der Leitplanke, die dich anhält oder zumindest so ablenkt, dass du wieder nicht auf das Ziel ausgerichtet bist.

Vielleicht kommt es auch zu keiner Kollision, weil du gerade noch rechtzeitig die Augen aufmachst. Doch dann reißt du das Steuer herum, weil du eine sehr große Abweichung vom idealen Weg feststellst. Wenn du ungeübt in solchen Situationen bist, ist es wahrscheinlich, dass du dabei übersteuerst. Du erzeugst also wieder eine sehr große Abweichung, sogar eine überkompensierende, du übersteuerst. Daraufhin wirst du abermals gegensteuernd eingreifen, du übersteuerst nochmal. Dann kommst du ins Schleudern oder überschlägst dich. Auch kein guter Ausgang der Situation mit zu seltenem Feedback.

Abweichungen vom Ideal sind unvermeidbar beim Autofahren wie bei der Softwareentwicklung. Wie groß die Abweichungen jedoch werden, das hängt von der Geschwindigkeit, der Unsicherheit der (Straßen)Verhältnisse und der Frequenz des Feedbacks ab:

Häufiges Feedback erlaubt es, auch bei höherer Geschwindigkeit und Unsicherheit mit nur minimalen Abweichungen voranzukommen. Seltenes Feedback führt zu großen Abweichungen - man könnte sie auch Umwege nennen - und steigert das Risiko einer Kollision enorm.

Wer nur selten Feedback bekommt, kann höchstens die Geschwindigkeit drastisch drosseln, um den Totalschaden zu vermeiden.

Aber auch ohne Totalschaden entsteht immer ein Schaden durch Abweichungen. Der entspricht der Fläche unter den Pfeilen im obigen Bild im Verhältnis zur grünen Linie.

Diese Fläche steht für Verschwendung. Zuerst entsteht Verschwendung durch Abweichung von der Ideallinie; Irrtum oder Fehler sind die Ursache. Dann kommt das Feedback. Danach entsteht weitere Verschwendung durch Aufwand für die Nachbesserung.

Wie gesagt, kleine Abweichungen sind nicht zu vermeiden. Irgendeine Unschärfe gibt es immer bei Anforderungen. Auch häufiges Feedback kann die nicht ausräumen, sondern lediglich schnell aufdecken.

Diese Verschwendung mag unnötig erscheinen, doch letztlich ist sie der Preis, der für Flexibilität zu zahlen ist. Du benutzt ja ganz bewusst das Auto, bei dem du Aufwand für häufiges Feedback treiben musst, statt dich in den Zug zu setzen. Der Zug fährt auf Schienen. Da muss nicht ständig Feedback gegeben werden, ob eine Lenkbewegung zielführend war. Das lässt höhere Effizienz zu - schränkt jedoch die Flexibilität ein.

Die Kosten der Verschwendung

Prinzipiell ist das klar, oder? Seltenes Feedback führt zu teuren Abweichungen, die wiederum Kosten erzeugen für den Ausgleich. Aber wie hoch sind diese Kosten?

Lass uns auf Beispielzahlen schauen:

Nehmen wir an, ein Entwickler kostet das Unternehmen 7500€ pro Monat. Das sind bei 24 Arbeitstagen 312,50€ pro Tag. Ein Team aus 5 Entwicklern kostet dann 1.562,50€/Tag.

Wenn das Team eine Woche arbeitet und kein Feedback braucht, ist die Arbeit für 7.812,50€ erledigt. Super! Ideal! So soll es sein!

Nur leider ist es nicht so. Jedenfalls nicht in der Softwareentwicklung. Ein Industrieprozess mag in dieser Weise schnurren, nicht jedoch kreative Arbeit in hoher Unklarheit.

In der Softwareentwicklung entsteht immer eine Abweichung. Feedback kann ja auch nicht permanent sein. Jedenfalls nicht, wenn Entwickler und Kunde bzw. Anwender verschiedene Personen sind.

Diese Abweichung beträgt vielleicht 5%. Das ist nur eine Annahme. Vielleicht ist sie (manchmal) höher, vielleicht ist sie (manchmal) geringer. Ich weiß es nicht. Mir gehts auch nicht um den richtigen Wert, sondern darum, dass da überhaupt ein Wert in Anschlag zu bringen ist.

Wenn die Arbeit an einer Anforderung an Tag 1 beginnt, ist das Team abends also schon 5% „neben der Spur“. Es wurden 78,13€ verschwendet. Das ist unvermeidbar. Aber was passiert jetzt?

Sollte es am Ende von Tag 1 Feedback geben, das diese Abweichung aufdeckt, kann sofort mit der Nachbesserung begonnen werden. Die kostet wieder zusätzlichen Aufwand, vielleicht weitere 5%.

Den zeitlichen Aspekt der Verschwendung lasse ich hier mal außen vor. Konzentriert auf die finanzielle Seite der Abweichungen lässt sich konstatieren: die Herstellung der Veränderung hat 156,25€ mehr gekostet als man gern gehabt hätte.

Nach der Korrektur ist das Team jedoch wieder „in der Spur“, die Abweichung ist bei 0. Der nächste Tag kann kommen - und wird wahrscheinlich ähnlich verlaufen: ein bisschen Abweichung, ein bisschen Korrektur. Aber die Ausschläge bleiben im Rahmen, da es jeden Tag Feedback gibt.

Was aber, wenn es nicht jeden Tag Feedback gibt? Dann läuft die Entwicklung weiter aus dem Ruder. Wenn schon bei täglichem Feedback die Abweichung 5% beträgt, wird sie bei weniger Feedback sicher steigen. Ich nehme einfach mal an, dass jeder Tag ohne Feedback die Abweichung durch Irrtum oder Fehler um 5% vergrößert. Die Entwicklung der Verschwendung durch fehlendes Feedback sieht dann so aus:

Kommt das Feedback erst nach Tag 2, dann ist 5% Verschwendung an Tag 1 entstanden und zusätzlich (!) 10% weitere Verschwendung an Tag 2. Die Kosten für die Gesamtabweichung betragen 234,38€. Und so weiter. Falls Feedback erst an Tag 5 kommt, sind bis dahin Abweichungskosten in Höhe von 1.171,88€ angefallen.

Aber das ist ja noch nicht alles. Nach dem Feedback müssen die Abweichungen korrigiert werden. Das kostet ebenfalls Geld. Dafür habe ich eine nicht so lineare Steigerung angenommen. Die Komplexität von Code wächst schneller als die Zunahme von Abweichungen.

Wenn schon tägliches Feedback Verschwendung von 156,25€ erzeugt, dann kostet Feedback nur alle 5 Tage 2.578,13€. Eine stattliche Summe, würde ich sagen.

Wirklich relevant ist jedoch die Differenz zwischen täglichem und z.B. wöchentlichem Feedback. Das sind 2.578,13€ - 781,25€ = 1.796,88€. Wer sich bei den angenommenen Prozentsätzen für Abweichungen und Korrekturen dafür entscheidet, jede Woche statt jeden Tag Feedback zu geben, der zahlt also einen Preis von knapp 1.800€ pro Woche. Das sind immerhin runde 20% Aufschlag.

Fazit

Es gibt keine moralische Pflicht zu häufigem Feedback. Jeden Tag, alle 2, 3, 5 oder 10 Tage? Das ist allein eine ökonomische Entscheidung. Es muss Aufwand und Nutzen gegenübergestellt werden.

Wer die Kosten von Feedback kennt, darf dabei aber nicht stehenbleiben. Nur wenn denen die Kosten für ausbleibendes Feedback gegenübergestellt werden, ist eine nachvollziehbare Entscheidung möglich.

Die Kosten für ausbleibendes Feedback bestehen zumindest in vergeblichem Aufwand und korrigierendem Aufwand. Nur die habe ich hier betrachtet.

Dazu kommt allerdings noch die Verzögerung. Abweichungen herstellen kostet Zeit, sie zu korrigieren ebenfalls. Wer an kurzer time to market interessiert ist, muss im Blick haben, dass seltenes Feedback erheblich verzögert. Im Beispiel sind es mehr als 1,5 Tage pro Woche, bei Feedback alle 5 Tage.

Ebenfalls nicht zu verachten sind die Kosten abnehmender Motivation bei den Entwicklern. Wer jeden Tag Feedback bekommt, bleibt motiviert. Wer jedoch nur alle Woche Feedback bekommt, ist frustriert, weil nach all der Zeit und Mühe so viel zu ändern ist, was schneller hätte erkannt werden können.

Doch selbst reduziert auf die greifbaren Kosten für die Verschwendung ist das Bild grimm, finde ich. Seltenes Feedback hat einen deutlichen Preis. Dessen sollte sich dein Management bewusst sein.

Frage doch mal, wie bei euch die Kosten für seltenes Feedback berechnet werden. Wie sieht die Funktion der Abweichungen bzw. Korrekturen aus? Es gibt sie, ganz sicher. Die Prozentsätze für 1, 2,..5, gar 10 Tage ohne Feedback sehen bestimmt anders aus. Meine sind nur optimistisch angenommen. Irgendwer sollte sie bei euch kennen und berücksichtigt haben, sonst ist die Entscheidung für seltenes Feedback unökonomisch bis zukunftsgefährdend. Als Kunde würde ich denken: „Ein teurer Laden; ich sollte mir einen anderen suchen.“